Werk slimmer (niet harder): 11 tips om productiever te worden

Heb je een virtuele schop onder je kont nodig om lastige taken of opdrachten te voltooien die wellicht veel tijd kosten? Ben je steeds afgeleid door WhatsApp, check je je mail steeds of rinkelt je telefoon? We kunnen nu heel ingewikkeld doen en de schuld leggen bij je telefoon of bij al die mensen die jou een bericht sturen. Het probleem ligt gewoon bij jou. Ik mag het zeggen, want stiekem spreek ik mezelf nu aan. Ik deel 11 tips met je op productiever te worden. Maar let op, deze werken alleen als je de bron ook aanpakt.

Productiever worden? Pak je telefoon aan

De grootste afleider is vaak je telefoon. We willen bereikbaar zijn in het geval van noodgevallen, want stel je voor dat je kind juist uitgerekend als jij eventjes 20 minuten iets moet afronden zijn of haar arm breekt en jij niet bereikbaar was. Dat kan echt niet. Ik snap het. Die telefoon kan niet uit. Maar wat je wel kan doen:

1. Zet de meldingen van WhatsApp uit. Zorg ervoor dat je niet ziet of je berichten hebt binnengekregen. De oppas zal je echt niet appen als er iets ernstigs aan de hand is.
2. Doe dit ook voor Instagram en Facebook. Noodgevallen komen namelijk écht niet binnen via Instagram of Facebook.
3. Zet pushmeldingen uit voor je mail. Hoeveel belangrijke mailtjes kunnen er nu binnenkomen? En in geval van nood: je hebt een telefoonnummer. Ze kunnen je bellen.
4. Gesproken over bellen: zet je telefoon op stil. De enige telefoonnummers die niet stilgehouden worden in mijn geval, zijn de nummers van mijn man, de gastouder, de peuterspeelzaal en mijn ouders en schoonouders. Waarom? Zie punt één. Klanten die mijn privénummer hebben, weten dat ze me twee keer moeten bellen in 5 minuten als ze me willen spreken óf dat ze me moeten appen. Als je iemand twee keer belt in 5 minuten, dan wordt het tweede gesprek vaak wel doorgezet naar je telefoon.

Pak je laptop aan om productiever te worden

1. Ontkoppel Web WhatsApp van je laptop. Heel leuk als je geen meldingen krijgt op je telefoon, maar als je vervolgens de web versie van WhatsApp aan hebt staan, kom je natuurlijk niet heel erg ver.
2. Zet je mailprogramma uit of zet de instellingen op ‘pull’ in plaats van ‘push’. Push betekent dat je informatie jouw kant op geduwd krijgt. Het is een: ‘Hier, heb je informatie’. Je wilt liever op een ‘pull’ manier werken. Met pull geef je aan dat jij op dit moment graag de informatie wilt ontvangen. Door je mail in te stellen dat je alleen een melding krijgt als je op de ‘ophalen’ knop drukt, ben je in ieder geval een afleiding armer.
3. Als je tekstschrijver bent, installeer dan een tekstverwerkerprogramma. Zelf schrijf ik al mijn teksten in de Bear app. Waarom? Naast dat ik de teksten overal waar mijn account is gesynchroniseerd kan lezen, werkt het afleidingsvrij. Mijn laptopvenster is gevuld met tekst. En ik voel minder de behoefte om het internet op te gaan. Hierdoor schrijf ik maar liefst 3 blogposts per uur.
4. Installeer de Facebook Feed Blocker extensie voor je browser. Het blokkeert je feed van Facebook, waardoor je snel klaar bent met Facebook.
5. En lukt dit allemaal niet: zet dan je internet uit. Vraag of iemand in je omgeving het wachtwoord van je wifi kan veranderen en spreek af dat je de code pas krijgt als je alles af hebt.

Pak jezelf aan

Het grootste probleem zit bij jezelf, dat snap je denk ik zelf ook wel. Het is niet de telefoon die dwars doet en ook niet je computer. Je hebt namelijk alle tools om productief te zijn. Daarom mijn laatste twee tips:

1. Gebruik een techniek zoals pomodoro om je taken op te knippen en gefocust te werken. Zet de wekker op 25 minuten (of een andere tijd als je eerder of later afgeleid bent) en werk zolang die wekker nog niet afgaat aan je taak. Daarna neem je vijf minuten pauze en kun je even rondlopen of al je gemiste berichten checken. Vaak zie je dat het wel meevalt met die gemiste meldingen. Je kind heeft vast ook al zijn ledematen nog en je klanten hebben je niet beschuldigd van failliet raken.
2. Installeer de app Forest. Met deze app kun je timers instellen en kun je je telefoon tijdelijk niet gebruiken. Wees niet bang: je kan nog steeds gebeld worden. Alleen gaat je boom die je net hebt geplant dan wel dood. Je denkt vervolgens wel drie keer na voor je op de ‘cancel’ knop drukt en je die boom ziet sterven.

Bonustip: oefen veel

Vooruit, dan nog een laatste tip: oefen veel. Je kan niet altijd 100% productief zijn. Er zijn momenten dat het even niet wil. In plaats van roepen dat het je toch niet lukt, probeer je het later opnieuw. Zet kleinere doelen en vier je successen. Ik kan me nu niet meer voorstellen dat ik direct op een mail reageer, maar WhatsApp blijft voor mij voor nu nog een enorme stoorzender.